Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.
Содержание
Когда начинается формирование дел?
В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В каком порядке формируются дела?
Самым распространённым принципом формирования дел является хронологический, при котором документы (приказы, протоколы, поручения, докладные записки, переписка и др.) располагаются в деле в хронологическом порядке.
Когда утверждается номенклатура дел на следующий год?
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Что называется формированием дела?
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела в арбитражном суде формируются децентрализованно, то есть в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
В каком случае производится полное оформление дел?
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Каковы правила формирования дел?
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных .
Как формируются документы в дела?
В дела формируются документы за один календарный год (исключение — переходящие, личные и судебные дела; дела с жалобами и документами об их рассмотрении; дела выборных органов, формирующиеся за период осуществления ими своих полномочий; дела учебных заведений, формирующиеся в течение учебного года; истории болезней, .
В каком порядке складываются документы?
3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Когда дело считается заведенным?
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.
Когда документ становится документом?
После подписания подготовленный исполнителем проект документа становится официальным документом.
Когда составляется опись дел?
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 23,24) в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Нужно ли утверждать номенклатуру дел каждый год?
Номенклатуру дел на следующий год нужно утверждать ежегодно. Этому предшествует большая работа по уточнению номенклатуры, начинать которую лучше всего в октябре.
Когда создается номенклатура дел?
Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.).
Какую дату следует считать датой документа?
Датой документа является дата: его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения1.
Что включает полное оформление дел?
Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление заверительной надписи по образцу заверительного листа дела, составление внутренней описи документов дела, брошюрование. Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению.
Как оформляется дело?
Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела.
Где хранятся сформированные дела?
Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.
Какие дела хранятся постоянно?
- приказы по основной деятельности;
- акты об уничтожении дел и утрате документов;
- номенклатура дел;
- штатные расписания;
- журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- описи дел постоянного хранения и по личному составу;
- целевые программы информатизации;
Когда нужно подшивать документы в дело?
В начале дела подшивается чистый лист, за ним внутренняя опись документов дела, в конце дела - лист-заверитель дела.
Сколько листов может быть в деле?
Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1.
Как часто нужно делать номенклатуру дел?
Номенклатура дел составляется на календарный год и действует в течение календарного года. Существенной переработке и согласованию с архивным учреждением номенклатура дел подлежит примерно один раз в 5 лет, а также в случае коренного изменения структуры и функций организации.
Когда документы передаются в архив?
4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года, после завершения дел в делопроизводстве.
Как долго могут храниться документы в структурном подразделении?
Завершенные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Роструда в течение трех лет и только по истечении этого срока сдаются по описям в архив Роструда.
Какие стадии проходит каждый документ?
- прием и первичное рассмотрение;
- регистрация;
- передача на рассмотрение;
- вынесение резолюции;
- исполнение.
Сколько раз необходимо регистрировать документ?
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
Сколько лет дело может быть переходящим?
Личные дела работников являются переходящими ровно столько лет, сколько человек работает в организации.
Какие существуют сроки исполнения документов?
Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены в нормативных актах, а индивидуальные – указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Одним из способов обозначения индивидуального срока исполнения являются различные пометки – «срочно», «оперативно» и т.
Что значит переходящие дела в номенклатуре дел?
Переходящие дела. Переходящим считается дело, которое действует более одного года. В конце года переходящие дела не нужно закрывать. При создании новой номенклатуры дел переходящие дела связываются автоматически, что позволяет списывать документы по действующей номенклатуре дел в незакрытые переходящие дела прошлых лет.
